Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Quản lý làm hồ sơ cá nhân của từng nhân sự như thế nào cho đúng? Cùng xem thêm cùng cài về miễn chi phí tệp tin Excel quản lý làm hồ sơ nhân sự sau đây của quansulienminh.vn.vn.

*

Biểu mẫu Excel làm chủ hồ sơ nhân sự

1. Các yếu tố của một tệp tin Excel quản lý hồ sơ nhân sự

Trong tệp tin thống trị làm hồ sơ nhân sự bởi Excel bao hàm đều biết tin sau:

Mã nhân viên (mã chnóng công): Mỗi nhân sự được gán với 1 mã số thắt chặt và cố định ko trùng nhau. Khi nhân sự đó ngủ câu hỏi, mã số này cần được không thay đổi (ko gán lại cho những người khác).

You watching: Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Họ với tên

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, cai quản, nhân viên cấp dưới,...

Vị trí công việc: Là thương hiệu vị trí mà lại nhân viên đã phụ trách, bao hàm cả cấp độ hiện tại. Ví dụ: Chuim viên sales Level 1

Loại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Trung tâm làm cho việc: Trụ slàm việc, Trụ sở 1, chi nhánh 2,...

Các nhiều loại sách vở phải thiết: Sơ yếu lý định kỳ tất cả xác nhận địa phương thơm, Bản sao công bệnh CMTND hoặc CCCD, Bản sao công triệu chứng giấy khai sinh, Bản sao công bệnh sổ hộ khẩu, Bản sao công bệnh bởi tốt nghiệp, Giấy khám sức khoẻ gồm dấu đỏ, Hợp đồng có chữ ký cùng dấu đỏ, hoàn toàn có thể thêm hình ảnh thẻ.

2. Cần kết hợp hồ nước sơnhân sự cùng với phần đa biểu chủng loại nhân sự Excel nào khác?

Nếu như để thống trị thông tin người tìm việc, phần tử tuyển dụng chỉ cần quyên tâm tới một số trong những thông tin cơ phiên bản nhỏng bọn họ và thương hiệu, lên tiếng contact, chuyên môn học vấn, kinh nghiệm thao tác,... thì làm chủ nhân sự yên cầu phức hợp nhiều hơn thế.

Để cai quản một bí quyết tổng quát với không thiếu làm hồ sơ nhân sự, thì ngoài file Excel hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp lớn đề xuất sở hữumột hệ thống gồm 5biểu mẫu mã Excel khác:

File Excellàm chủ danh sách nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan liêu độc nhất về ban bố của những nhân sự đã thao tác làm việc tại chủ thể (sẽ trong thời hạn phù hợp đồng).

File Excel thống trị phù hợp đồng: Doanh nghiệp nên dùng tệp tin Excel này cai quản ban bố phù hợp đồng test vấn đề với các các loại thích hợp đồng lao đụng (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một quá trình khăng khăng gồm thời hạn dưới 12 mon, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn).Các trường lên tiếng của biểu mẫu mã thống trị vừa lòng đồng nhân sự tương đối đơn giản, tuy vậy lại bao gồm lượng tài liệu béo cùng đòi hỏi độ chính xác cao.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình chuyển động, chắc rằng công ty sẽ đón thêm đều nhân viên cấp dưới new. Filethống trị hồ sơbởi Excel về cơ phiên bản là sự phối hợp giữa nhị biểu chủng loại Danh sách nhân sự với Hồ sơ cá thể, dẫu vậy nhấn mạnh hơn vào các công bố quan trọng trong quy trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel theo dõi nhân sự nghỉ ngơi việc:Cũng tương tự như như Biểu mẫu theo dõi và quan sát nhân sự mới, mà lại đối với nhân sự ngủ việc, doanh nghiệp lớn cần quyên tâm hơn sự biến đổi của các nhân tố có khả năng sẽ bị huỷ hiệu lực thực thi sau khi nhân sự ngủ việc, cũng như hồ sơ cần thiết nhằm hoànvớ giấy tờ thủ tục kết thúc phù hợp đồng.

File Excel quan sát và theo dõi biến động chi phí lươngcủa nhân sự: Không buộc phải là nhân sự new tuyệt nhân sự nghỉ ngơi việc, biến động chi phí lươngbao hàm những ngôi trường thích hợp tăng lương, bớt lương, tăng cấp độ, bớt level, vận chuyển địa điểm, đưa công tác làm việc,... Trong tệp tin Exceltheo dõi và quan sát biến động này, nên chú ý tới ngày sự biến hóa tất cả hiệu lực hiện hành.

Để cung ứng thành phần nhân sự những doanh nghiệp, quansulienminh.vn.vn đã tổng phù hợp ban bố toàn bộ 06 biểu mẫu mã trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại phía trên nhằm mua về miễn giá thành.

*

Các tư liệu không giống có thể thiết lập về:

1.Bộ Từ điển năng lượng và Bản miêu tả công việc đến 60+ địa điểm trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công tiên tiến nhất (theo tiếng, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện nay hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy chế lương ttận hưởng, phú cấp với xử pphân tử dùng vào doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy đơn vị (phiên bản không thiếu 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) bạn dạng khá đầy đủ 38 trang

3. Có giải pháp làm sao sửa chữa thay thế biểu chủng loại Excel nhằm thống trị làm hồ sơ nhân sự nkhô giòn - gọn - chính xác - bảo mật thông tin hơn không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ khóa lâu đã được xem như là trách nhiệm thân quen của bộ phận Nhân sự những công ty. Sự thân thuộc này thậm chí còn được coi là lẽ đương nhiên: họ vẫn đã từng giờ từng ngày trung thành với các bước tkiểm tra lại, nhập liệu thủ công trên hầu hết tệp tin số liệu này.

Đúng vậy, “cai quản hồ sơ nhân sự” là điều bắt buộc phải làm cho. Thế nhưng mà, lao lý hoàn toàn có thể thực hiện đâu khoác định chỉ hoàn toàn có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp bài bản trung bình với bự bên trên thế giới đã thực hiện bộ biện pháp dựa trên đám mây cho những nhiệm vụ cai quản trị nhân sự vào thời điểm năm 2020.

Ngày nay, công nghệ 4.0 tủ sóng rộng thoải mái, thậm chí là trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) với technology lắp thêm học tập (Machine Learning - ML) sẽ đóng vai trò đặc trưng trong tương đối nhiều nhiệm vụ quản lí trị và vận hành; vậy chẳng bao gồm gì khó khăn đọc Lúc công ty sửa chữa Excel bằng một công cụ tiến bộ hơn để làm chủ nhân sự.

Và đặc biệt quan trọng rộng hết, câu hỏi tận dụng một phương án tiện lợi rộng góp doanh nghiệp chưa hẳn triệu tập rất nhiều vào các công việc tương quan tới giấy tờ thủ tục nhưng ko tạo ra năng suất làm việc.

a. 06 điểm yếu kém của biểu mẫu Excel khi dùng làm thống trị nhân sự

Dữ liệu phân tán, cực kỳ khó nhằm rà soát tổng thể giỏi có tác dụng report toàn vẹn, làm khó câu hỏi ra quyết định

Khi thống trị hồ sơ bằng tệp tin Excel, có lẽ rằng doanh nghiệp lớn đang biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở các file khác biệt. Họ cũng ngầm đồng ý đang tiêu tốn thêm các thời hạn và công sức của con người để cách xử trí.

Tuy nhiên, vấn đề đó ko dễ dàng và đơn giản chỉ nên tiêu tốn lãng phí nguồn lực có sẵn cho doanh nghiệp, bên cạnh đó mang tới các hệ luỵ nguy hại rộng - cản ngăn câu hỏi thanh tra rà soát tổng thể và toàn diện, tạo nên báo cáo nhân sự, với câu hỏi hối hả ra đưa ra quyết định của chỉ đạo.

Không đảm bảo bảo mật

Lẽ tất nhiên là đơn vị thống trị làm sao vẫn muốn bảo mật những báo cáo trong doanh nghiệp, nhất là các tài liệu nhạy cảm. Trong công tác làm việc cai quản nhân sự chứa tương đối nhiều dữ liệu nhỏng vậy: nút lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNcông nhân, số sổ BHXH, số hòa hợp đồng, nguyên do nghỉ việc,...

See more: 1 Yên Nhật Bằng Bao Nhiêu Tiền Việt, 1 Yên Bằng Bao Nhiêu Tiền Việt Hôm Nay

Tuy nhiên, các biểu mẫu mã Excel thực sự không đảm bảo bảo mật thông tin. Không bao gồm phân quyền, không có Khu Vực dữ liệu nào được lưu lại “chỉ dành riêng cho tất cả những người quản lí lý” cả. Mặc cho dù chủ cài đặt tệp tin rất có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy vấn, tuy nhiên vẫn không rời ngoài không giống trường hợp bị rò rỉ ra ngoài.

Đó là chưa kể nhiều người sẽ phải dùng bình thường một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,... Việc kiểm soát bảo mật gần như là tất yêu.

*

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel tàng ẩn các mối nguyhại mang đến doanh nghiệp

Không thể để lại “quá kế” cho người sau

Giả sử tất cả một người đứng đầu nhân sự mới mang đến chào đón công việc, nhưng mà cô ấy lại thiết yếu “giải mã” cách khắc tên và thu xếp các lên tiếng bên trên biểu mẫu Excel mà lại tín đồ cũ còn lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ko kể việc cần sửa đổi những biểu mẫu đó theo sự gọi biết với kinh nghiệm của chính bản thân mình, hoặc tệ hơn thế nữa là ban đầu lại tự con số 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu mã quản lý nhân sự bởi Excel là một trong những tài nguim quý hiếm của người tiêu dùng, tuy thế thật tiếc là không có khả năng chuyển giao với thừa kế hoàn toản.

Khả năng tích phù hợp kém

Trong nghiệp vụ quản lí trị nhân sự nói thông thường, có nhiều phần mềm doanh nghiệp lớn có thể áp dụng nlỗi phần mềm chnóng công, ứng dụng tính lương, phần mềm thống trị KPI/OKR, quản lý gia tài, quản lý tư liệu, ứng dụng chat, chữ ký kết điện tử,... Nhược điểm của biểu chủng loại Excel là cần thiết tích phù hợp với phần đông điều khoản tiến bộ kia.

mặc khi cùng với hồ hết vẻ ngoài thông dụng hơn như là đồng hồ thời trang, kế hoạch biểu tốt Gmail thì Excel cũng ko kết nối được.

Dễ tạo ra các lỗi sai do thao tác của con người

Tất cả các thao tác của nhỏ bạn bên trên biểu mẫu mã Excel, từ các việc nhập liệu tới search kiếm, tsoát lại, xào nấu, chỉnh sửa,... phần lớn được triển khai trọn vẹn thủ công bằng tay. Con tín đồ không được thiết kế sẵn nlỗi phần mềm cần không nên sót là vấn đề dễ dàng hiểu; dẫu vậy không cung cấp được nhỏ fan thì là thiếu hụt sót của lý lẽ.

Sai lầm sẽ còn xảy ra liên tiếp không chỉ có vậy lúc không ít người thuộc truy vấn với sửa đổi một tệp tin Excel. Ngay trên lúc nhận thấy người khác đã thao tác làm việc bên trên cùng một hình ảnh cùng với bản thân, nhân viên của bạn đã sở hữu thể bị mất triệu tập với gây nên nhầm lẫn.

Không thể mở rộng khi chủ thể tăng quy mô

Dữ liệu lớn mạnh cùng rất doanh nghiệp lớn. Khi càng có tương đối nhiều nhân viên thì cửa hàng dữ liệu nhân sự càng trsống cần to đùng. Không thể giải quyết và xử lý bằng cách cứ đọng tăng lên số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay có thể nói rằng, Khi doanh nghiệp lớn không ngừng mở rộng đồ sộ, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống lịch sử gần như là là không tưởng.

b. Phần mượt cai quản trị ban bố nhân sự quansulienminh.vn HRM là giải pháp bậc nhất để sửa chữa biểu mẫu mã nhân sự Excel

Thấu hiểu những bài xích toán thù trong nhiệm vụ quản trị cùng những điểm yếu kém của biểu mẫu nhân sự Excel kể bên trên, quansulienminh.vn.vn vừa qua đang cho reviews một chiến thuật sửa chữa hoàn hảo - Phần mượt thống trị thông báo nhân sự quansulienminh.vn HRM.

Phần mềm quansulienminh.vn HRM+ với các bản lĩnh tuyển chọn dụng, hội nhập, thống trị thông tin nhân sự toàn diện

quansulienminh.vn HRM có thể auto tạo thành những báo cáo nâng cao, giúp cho bạn lập cập chỉ dẫn quyết định nhân sự

Đâu là hầu hết chỉ số đặc biệt quan trọng buộc phải thống kê lại trong quản ngại trị nhân sự? Số lượng nhân sự và workload của các chống ban? Tổng số chi phí thuế đề nghị nộp? Tổng số tiền lương bắt buộc trả toàn công ty? Số chi phí lương trong phòng marketing? Mức lương vừa đủ trên một nhân sự? Tổng chi phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ tiến hành tính tân oán auto trường đoản cú phần đông dữ liệu sẵn tất cả của khách hàng bên trên phần mềm, và hiển thị ngay lập tức (real-time) vào mục report.

Bởi vậy, bất cứ cơ hội làm sao chúng ta có thể cố kỉnh được tình hình tổng quan tiền về nhân sự trong doanh nghiệp lớn để mang ra các đưa ra quyết định đúng mực.

*

Một phần hình ảnh những báo cáo được sản xuất auto từ bỏ các ban bố nhân sự bên trên quansulienminh.vn HRM

quansulienminh.vn HRM có công dụng bảo mật thông tin nghiêm ngặt, chỉ fan được phân quyền new rất có thể truy cập dữ liệu

Nếu nhỏng một tệp tin Excel thuận tiện được chia sẻ ra ngoài; thì để truy vấn được vào khối hệ thống quansulienminh.vn HRM của khách hàng, một tín đồ sẽ phải sở hữu một tài khoản phần mềm (được chế tạo cùng điều hành và kiểm soát vì chưng công ty doanh nghiệp) VÀ được phân quyền mang lại. Thông thường, chỉ tất cả chỉ huy với một vài chuyên viên nhân sự cao cấp bắt đầu bao gồm quyền sửa đổi tài liệu toàn công ty, còn làm chủ chỉ gồm quyền xem (chứ đọng không hẳn chỉnh sửa) tài liệu của cung cấp dưới trực thuộc cơ quan bản thân.

Đối với ánh mắt trường đoản cú phía nhân viên, quansulienminh.vn.vn có cung ứng thêm một ứng dụng khác để chúng ta từ bỏ xem biết tin cá nhân cùng những tài liệu làm việc khác của bạn dạng thân được tàng trữ vì doanh nghiệp. Ứng dụng này mang tên quansulienminh.vn Me, có cách gọi khác là Trang làm hồ sơ cá thể của từng bạn.

Vậy nên, không những bảo mật công bố tốt rộng, phần mềm của quansulienminh.vn còn tôn vinh tính minh bạch, đáp ứng mong ước được cho là của nhân viên cấp dưới trong những khi vẫn bảo đảm quyền kiểm soát điều hành của khách hàng.

quansulienminh.vn HRM được thiết kế theo phong cách chuyên nghiệp, dễ thực hiện, thuận lợi chuyển nhượng bàn giao cho tất cả những người quản lý khác

Phần mượt có công dụng tàng trữ tài liệu cực kì bự, năng lực hiển thị cũng hơn vội những lần so với một biểu chủng loại Excel nên không tồn tại thông tin làm sao y như một “mã số túng bấn ẩn” cả.

mặc khi đồ họa cùng giải pháp bố trí những ngôi trường lên tiếng cũng theo như đúng quy chuẩn với logic, bảo đảm thuận tiện phát âm hiểu cùng thực hiện cho 1 fan mới - của cả là một trong trưởng chống nhân sự tay nghề cao hay là một nhân viên new vẫn còn đấy “gà mờ”.

See more: Cách Kiểm Tra Dung Lượng Gói 3G Mobifone Đang Dùng Là Bao Nhiêu

*

Một phần bối cảnh của Phần mượt cai quản đọc tin nhân sự quansulienminh.vn HRM

quansulienminh.vn HRM có công dụng tích phù hợp bự theo cả chiều rộng lớn cùng chiều sâu

Trong cỗ chiến thuật quản lí trị nhân sự toàn diện của quansulienminh.vn.vn còn đa số mượt hữu dụng khác: phần mềm onboarding nhân viên new, chnóng công bình dấn diện khuôn khía cạnh, tính công, tính lương, quản lí trị mục tiêu, thống trị gia sản,... Phần mềm HRM được tích hợp nghiêm ngặt với toàn bộ các ứng dụng này - và cả các khí cụ bên phía ngoài không giống.

Lấy ví dụ, trên quansulienminh.vn HRM, nhân sự A có ban bố mã chnóng công là 072, tin nhắn nội cỗ là nguyenvana